Автоматизация процессов
Рутина, которую сегодня делают руками, начинает выполняться сама — по правилам, которые вы задали.
Автоматизация — это не «внедрить программу». Это забрать у людей повторяющиеся действия: перенос данных, напоминания, формирование документов, контроль сроков. Сотрудники остаются на решениях, машина берёт повторы.
Когда это нужно
Если хотя бы два пункта про вас — направление стоит рассматривать всерьёз.
- Сотрудники по несколько часов в день переносят данные из одного места в другое
- Документы собираются вручную и в них регулярно бывают ошибки
- О просроченной задаче узнаём от клиента, а не от системы
- Один и тот же процесс у разных сотрудников идёт по-разному
- Рост оборота требует пропорционального роста штата
Что мы делаем
Состав работ подбирается под задачу — не обязательно всё сразу.
Описание процесса «как есть»
Сначала фиксируем, как работа идёт сегодня: шаги, ответственные, где ждут и где теряют. Часто уже на этом этапе видно, что автоматизировать нужно не всё.
Сценарии и правила
Заявка попадает нужному человеку, срок ставится сам, при просрочке уходит напоминание руководителю. Правила — ваши, исполнение — автоматическое.
Документы без ручной сборки
Счета, договоры, акты, накладные, коммерческие предложения формируются из данных системы. Одинаково и без опечаток.
Уведомления там, где люди работают
Telegram, почта, мессенджеры, экран в цехе. Информация приходит сама, а не по запросу.
Роботы обмена данными
Регулярные выгрузки, загрузки прайсов, синхронизация остатков и статусов — по расписанию и с журналом ошибок.
Как это выглядит у вас
До: заказ приходит на почту, менеджер вбивает его в учётную систему, копирует в таблицу для склада, пишет в чат бухгалтеру и вручную ставит себе напоминание. После: заказ создаётся один раз, склад и бухгалтерия видят его сразу, напоминания и статусы ведёт система, менеджер занимается клиентом.
Что измеряем
- 01Часы ручной работы в неделю на процесс
- 02Время прохождения заказа от заявки до отгрузки
- 03Доля ошибок и переделок в документах
- 04Количество просроченных задач
- 05Нагрузка на сотрудника при том же обороте
Показатели фиксируем до старта — иначе через полгода невозможно доказать, что стало лучше.
Сроки и формат
Первый автоматизированный процесс запускаем за 2–4 недели, дальше — по одному.
- Разбор процесса и точек потерь
- 3–7 дней
- Схема «как будет» и согласование
- 2–5 дней
- Внедрение первого процесса
- 1–3 недели
- Обучение и передача
- 2–3 дня
Задачи, которые закрывает это направление
Частые вопросы
С какого процесса начинать?
С того, который повторяется чаще всего и занимает больше всего человеко-часов. Обычно это обработка заявок или сборка документов. Определим на диагностике.
Сотрудники не сопротивляются?
Сопротивляются, когда автоматизация добавляет им работы. Мы делаем наоборот: первым автоматизируем то, что людей раздражает больше всего. Дальше идёт легче.
Придётся менять учётную систему?
Как правило нет. Чаще выгоднее достроить то, что уже работает, чем переезжать. Смена системы — отдельное решение, и оно должно окупаться.
Обычно идёт вместе с этим
Обсудим ваш случай по направлению «Автоматизация процессов»
Расскажите, как процесс устроен сегодня. Мы скажем, что здесь реально даст эффект, а что не окупится — до того, как вы потратите бюджет.