Решения для типичных задач бизнеса

Здесь нет названий технологий. Есть ситуации, в которых оказывается почти каждая растущая компания, и то, что мы с ними делаем.

Заявки теряются между менеджерами

Обращения приходят с сайта, из почты, из мессенджеров и по телефону. Часть попадает в CRM, часть остаётся в личной переписке. Кто взял заявку и что с ней стало — выясняется постфактум.

Что делаем

Сводим все каналы обращений в одну точку входа
Настраиваем автоматическое распределение и ответственного
Ставим сроки первого ответа и напоминания при просрочке
Показываем руководителю очередь и нагрузку в реальном времени

Что меняется. Каждое обращение имеет ответственного и срок. Ни одна заявка не может «просто исчезнуть» — она либо в работе, либо закрыта с причиной.

Что измеряем

01Скорость первого ответа
02Доля обращений без ответственного
03Конверсия из обращения в сделку

Отчёты собираются вручную и всегда с опозданием

Каждый месяц несколько человек выгружают данные из разных систем, сводят в таблице и спорят, чья цифра правильная. К моменту готовности отчёта решение уже принято по ощущениям.

Что делаем

Определяем, какие решения вы принимаете и по каким цифрам
Собираем данные из всех систем в одно хранилище
Сверяем справочники, чтобы цифры сходились
Выводим показатели на панель, которая обновляется сама

Что меняется. Отчёт перестаёт быть проектом. Управленческая картина доступна в любой момент, а расхождения видно сразу, а не через месяц.

Что измеряем

01Срок получения отчёта
02Часы на подготовку отчётности
03Расхождение между системами

Данные не сходятся между учётом, складом и сайтом

Товар завели в учётной системе, потом руками на сайте, потом на маркетплейсе. Цена где-то старая, остаток где-то отрицательный, клиент заказал то, чего нет.

Что делаем

Инвентаризируем системы и определяем источник правды для каждого типа данных
Строим единый контур обмена вместо разрозненных связок
Включаем журнал обмена, повторы при сбое и уведомления
Настраиваем отчёт о расхождениях

Что меняется. Товар, цена и остаток заводятся один раз. Расхождения становятся видимой и решаемой задачей, а не сюрпризом в претензии клиента.

Что измеряем

01Число расхождений за период
02Задержка обновления остатков
03Отмены заказов из-за отсутствия товара

Клиенты слишком долго ждут ответа

Вечерние и выходные обращения обрабатываются на следующий рабочий день. Менеджеры отвечают на одни и те же вопросы про наличие, сроки и условия.

Что делаем

Выносим типовые ответы туда, где клиент найдёт их сам
Запускаем ассистента, отвечающего по вашим данным
Сложные вопросы передаём сотруднику вместе с контекстом
Замеряем скорость ответа и качество

Что меняется. Клиент получает ответ сразу, менеджер занимается тем, где действительно нужен человек. Пиковые нагрузки перестают ронять сервис.

Что измеряем

01Скорость первого ответа
02Доля обращений, закрытых без сотрудника
03Оценка ответов

Непонятна реальная прибыль по направлениям и клиентам

Оборот растёт, а денег больше не становится. Скидки, логистика, комиссии площадок и возвраты нигде не собраны вместе, поэтому маржа считается «примерно».

Что делаем

Собираем все составляющие себестоимости в один расчёт
Разносим расходы по заказам, направлениям и клиентам
Строим отчёт по марже с историей
Настраиваем сигналы об убыточных позициях

Что меняется. Видно, какие направления, товары и клиенты зарабатывают, а какие живут за счёт остальных. Решения о скидках и ассортименте принимаются по цифрам.

Что измеряем

01Маржа по направлениям
02Доля убыточных заказов
03Точность расчёта себестоимости

Сотрудники заняты рутиной вместо основной работы

Менеджер по продажам половину дня оформляет документы и переносит данные. Рост оборота требует найма новых людей на ту же рутину.

Что делаем

Считаем, сколько часов уходит на повторяющиеся операции
Автоматизируем сборку документов и перенос данных
Убираем двойной ввод через интеграции
Замеряем освободившееся время и перераспределяем его

Что меняется. Тот же коллектив обрабатывает больший объём. Найм перестаёт быть единственным способом расти.

Что измеряем

01Часы ручной работы в неделю
02Заказов на сотрудника
03Доля ошибок в документах

Бизнес зависит от одного незаменимого человека

Один сотрудник знает, как всё устроено, где лежат данные и какие пароли. Его отпуск — это риск, а увольнение — авария.

Что делаем

Описываем процессы и переносим их в систему, а не в чью-то голову
Наводим порядок в доступах и ключах
Пишем короткую документацию по типовым ситуациям
Настраиваем резервные копии с проверкой восстановления

Что меняется. Знание переходит из головы в систему. Уход сотрудника становится кадровым вопросом, а не угрозой работе компании.

Что измеряем

01Доля процессов, описанных в системе
02Число критичных доступов у одного человека
03Проверенное время восстановления

Несколько подрядчиков — никто не отвечает за результат

Сайт делал один, интеграцию — второй, сервер держит третий. При проблеме каждый говорит, что это не его зона, а вы работаете диспетчером между ними.

Что делаем

Проводим приёмку: что есть, как устроено, где риски
Забираем зоны в один контур ответственности
Ставим мониторинг и регламент обращений со сроком реакции
Ведём план развития вместо тушения пожаров

Что меняется. Одно обращение, один ответственный, один отчёт. Вы перестаёте быть переводчиком между подрядчиками.

Что измеряем

01Время решения инцидента
02Доля проблем, найденных раньше клиентов
03Число повторяющихся проблем

Данные и доступы не защищены

Резервные копии «вроде настроены», но восстановление никто не проверял. Пароли в переписке, у бывших сотрудников остались доступы, ключи от хостинга у прошлого подрядчика.

Что делаем

Проводим аудит доступов и убираем лишнее
Настраиваем копии в отдельное хранилище и регулярно проверяем восстановление
Вводим менеджер паролей и двухфакторную защиту
Готовим короткий план действий на случай сбоя

Что меняется. Вы знаете, за сколько восстановитесь, потому что это проверено, а не рассчитано. Все ключи принадлежат вам.

Что измеряем

01Проверенное время восстановления
02Дата последней проверки копии
03Число лишних доступов

Не нашли свою ситуацию?

Опишите её своими словами — мы разберём и скажем, решается ли задача технологиями вообще и что здесь будет дешевле всего.

Хочу обсудить Пройти диагностику

Написать в Telegram